目次
- ■ はじめに
- ■ 登記申請書に生年月日とメールアドレスを書く「本当の理由」
- ■ 4月からスタートした「住所・氏名変更の義務化」
- ■ 個人情報の安全性
- ■ 「法人の場合」の扱い
- ■ メールアドレスが変更になった場合
- ■ まとめ
■ はじめに
不動産の購入や実家の相続など、人生の節目で関わることになる「不動産登記」。
ここ数年、その手続きで使用する登記申請書の様式が変更され、戸惑う方が増えています。
「なぜ、わざわざ個人の生年月日やメールアドレスまで書かなければいけないのか？」
「個人情報が流出したり、誰かに見られたりするリスクはないのか？」
「会社名義（法人）で登記する場合はどう対応すべきか？」
このような疑問を抱くのは当然のことです。
実は、この新しい入力項目は、私たちの財産を守り、将来の手続きを劇的に簡略化するために国が導入した「検索用情報」という非常に重要な仕組みです。
さらに、今年の4月からは「住所・氏名の変更登記」が法律で義務化され、放置するとペナルティが科される時代へ突入しました。
そこで本コラムでは、不動産コンサルタントの視点から、登記申請書に生年月日やメールアドレスを記載する本当の理由、個人情報の安全性、法人の場合の扱い、そして「私たちはこの制度に協力すべきなのか」という問いに対する明確な答えを徹底的に考えてみます。
001434184-1出典：法務省
■ 登記申請書に生年月日とメールアドレスを書く「本当の理由」
結論からお伝えすると、国がこれらの情報を収集する最大の目的は、
「将来、引っ越しや結婚などで住所・氏名が変わった際、法務局側で自動的に登記を書き換えるための検索キー（照合用データ）にするため」
です。
これを専門用語で「検索用情報の申出」と呼びます。
具体的には、以下の3つの役割を果たすために活用されます。
① 「同姓同名」による人違いの排除
日本には数多くの同姓同名が存在します。
これまでは「氏名」と「住所」の組み合わせで個人を特定していましたが、これだけでは引っ越しをして住所が変わった瞬間に、行政側から「どの山田太郎さんなのか」を追跡することが非常に困難でした。
ここに「生年月日」という不変のデータを掛け合わせることで、全国の住民基本台帳（マイナンバーシステム等）と正確に紐付けることが可能になります。
② 住基ネットとの連携による「登記変更の自動化」
生年月日が登録されていると、あなたが引っ越しをして市区町村役場に住民票の「転入届」を出した際、その情報が法務局のシステムに自動で共有されます。
法務局は「この生年月日の名義人が引っ越した」と瞬時に認識し、名義人の代わりに不動産登記の住所を新しいものへ自動更新（職権登記）してくれるのです。
③ メールアドレスによる「意思確認」
「勝手に住所を書き換えられては困る」という予期せぬトラブルを防ぐため、法務局は自動書き換えを行う前に、名義人本人へ「住所を変更してよろしいですか？」という確認の連絡を入れます。
このスムーズなデジタル連絡手段として、メールアドレスが活用されます。
■ 4月からスタートした「住所・氏名変更の義務化」
「国に個人情報を教えるのは、なんとなく気が引ける。協力しないとどうなるのか？」と思われるかもしれません。
しかし、現在の不動産市場において、この情報を提供しないことは明確な「リスク」になり得ます。
その背景にあるのが、今年の4月に施行された「住所・氏名の変更登記の義務化」です。
放置すると「5万円以下の過料」というペナルティ
これまでは、引っ越しをして住所が変わっても、不動産登記の住所を古いまま放置しておくことが実質的に黙認されていました。
しかし、これが原因で「所有者不明土地」が全国で続出し、公共工事の遅延や災害復興の足かせになるなど、深刻な社会問題へと発展しました。
そこで国は法律を改正し、「住所や氏名が変わった日から2年以内に変更登記をしなければならない」という義務を課すことにしたのです。
これに正当な理由なく違反した場合、5万円以下の過料（ペナルティ）が科されることになります。
「検索用情報」に協力する圧倒的なコンサルティングメリット
もし登記申請時に生年月日とメールアドレス（検索用情報）を登録していれば、前述の通り、引っ越しをしても法務局が「完全自動」で登記を書き換えてくれことになります。
この自動変更手続き（通称：スマート変更登記）には、以下の4つの大きなメリットがあります。
①登録免許税が「非課税（無料）」になる
自分で手続きする場合でも必要な「登録免許税（不動産1個につき1,000円）」が不要になります。
※不動産（土地・建物）の住所変更登記にかかる費用は、不動産1個につき1,000円の登録免許税（税金）です。（土地・建物を各１筆、計２筆の場合、2,000円）
②行政手続きの手間が「ゼロ」になる
本来なら住民票を取得し、申請書を作成して法務局へ郵送または持参する必要がありますが、これが一切不要になります。
※申請には住民票、戸籍の附票などの住所の変更経緯を表す書類が必要です。必要書類代は数百円です。
③専門家への報酬コストを削減
司法書士に依頼した場合にかかる数万円の代行費用が浮きます。
※専門家に頼む場合は司法書士への報酬が加算されます。
④コンプライアンスリスクの排除
自動で更新されるため、2年の期限を失念してペナルティを科されるリスクが完全にゼロになります。
つまり、生年月日とメールアドレスの登録は、単なる行政への協力ではなく、自分自身の手間・費用・法律違反リスクを最小化するための「最強の資産防衛策」なのです。
001429902出典：法務省
■ 個人情報の安全性
「不動産登記簿は誰でも手数料を払えば閲覧できるもの。そこに自分の生年月日やメールアドレスが載ってしまったら、プライバシーの侵害や悪質な営業、ストーカー被害に繋がるのではないか？」
不動産を所有する上で、セキュリティ面の懸念を抱くのは当然の防衛本能です。
しかし、これについては構造上、100%安心であると言えます。
生年月日やメールアドレスといった「検索用情報」は、登記簿謄本（登記事項証明書）に記載されることはありません。
第三者が法務局であなたの不動産の登記簿を取得しても、これらの情報が他人の目に触れることは絶対にありません。
これらのデータは、法務局の内部システムの中だけで厳重に暗号化され、管理されます。
用途も「住民票の動きとの照合」および「法務局からの確認連絡」に限定されているため、民間企業に流出したり、迷惑メールが届くようになったりする心配は不要です。
■ 「法人の場合」の扱い
コンサルタントとして日々ご相談を受ける中で、「会社名義（法人）で不動産を購入・登記する場合はどうなるのか？」という質問も多く寄せられます。
結論からお伝えすると、法人の場合は、生年月日やメールアドレスといった「検索用情報」の提出そのものが不要（対象外）です。
法人が対象外である理由
法人の場合は、個人の生年月日に代わるものとして、すでに「会社法人等番号（12桁）」という唯一無二の識別番号が存在します。
法務局は、不動産登記のデータと、会社の情報を管理する「商業登記」のデータをこの12桁の番号で紐付けています。
そのため、会社の本店が引っ越し（本店移転）をした場合、商業登記を変更すれば、不動産登記の住所も自動的に連携して書き換わる仕組み（スマート変更登記）がすでに完成しているのです。
したがって、別途メールアドレスを登録する必要がありません。
【注意】オンライン申請時の「連絡先メールアドレス」とは別物
ただし、インターネット（登記・供託オンライン申請システムなど）を使って法人の不動産登記を申請する際、画面の入力項目として「申請用連絡先メールアドレス」を求められることがあります。
これは将来の自動住所変更のための「検索用情報」ではなく、あくまで「今回の申請に不備がなかったか、完了したか」を法務局から通知するための、一時的な連絡窓口です。
そのため、この欄には以下のいずれかのアドレスを入力すれば問題ありません。
①会社の代表メールアドレス（info@～など）
②手続きを担当している総務や法務の担当者個人のアドレス
③登記を代理している司法書士のアドレス
■ メールアドレスが変更になった場合
「登録したメールアドレスを解約したり、キャリアを変更したりしたら、自動変更の仕組みはどうなってしまうのか？」という点も、長期的な不動産管理における重要な懸念点でしょう。
もしメールアドレスが変わった場合は、法務省のWEBサイトからオンラインで簡単に変更手続き（更新）が可能です。
変更の手順
①認証キーを用意する
最初の登記申請が完了した際、法務局から届いたメールに記載されている「10桁の認証キー（符号）」をお手元に用意します。
②システムにアクセス
法務省の「かんたん登記申請」などのWEBサイトへアクセスします。
③入力して完了
画面の案内に従い、「古いアドレス」「新しいアドレス」「認証キー」を入力するだけで完了します。マイナンバーカードを使った電子証明や、難しい専用ソフトのインストールは不要です。
もし変更手続きを忘れてしまった場合の影響
アドレスが変わったことを報告し忘れても、それ自体でペナルティ（過料など）を受けることはありません。
ただし、メールアドレスが不通になると、将来引っ越しをした際の法務局からの確認連絡が「メール」ではなく、あなたの現在の住所への「郵送（書面）」に切り替わります。
郵便さえ受け取れれば自動変更手続きは進みますが、転居届の出し忘れなどで郵便も届かない状態になると、せっかくの自動変更システムがストップしてしまう可能性があるため、アドレスが変わった際は早めに更新しておくのが賢明です。
■ まとめ
これまでの内容を総合すると、登記申請書に生年月日やメールアドレスを記入（協力を申出）すべきかどうかの答えは、明確に「絶対に協力すべき」となります。
令和の時代、不動産の住所変更義務化がスタートした以上、これを拒む理由はほとんどありません。
最初に情報を正しく記入するだけで、将来の「数万円の出費」と「面倒な役所仕事」、そして「うっかりペナルティ」から解放されるのです。
例外的に「メールアドレスを入れない」選択肢も
どうしてもメールアドレスの管理や、将来のアドレス変更手続き（オンライン）に自信がないという場合は、
「メールアドレスは空欄（または『なし』と記載）にして、生年月日だけを登録する」
という方法も認められています。
これだけでも、住基ネットとの連携による恩恵（自動変更のトリガー）は受けることができます。
不動産は、あなたやご家族、そして会社の大切な資産です。
新しい制度やデジタル化の仕組みを正しく理解し、賢く活用することで、未来の手間とコストを最小限に抑え、安心安全に財産を守っていきましょう。
■記事の投稿者 飯島興産有限会社 飯島 誠
私は、予想を裏切るご提案（いい意味で）と、他者（他社）を圧倒するクオリティ（良質）を約束し、あなたにも私にもハッピー（幸せ）を約束し、サプライズ（驚き）のパイオニア（先駆者）を目指しています。
1965年神奈川県藤沢市生まれ。亜細亜大学経営学部卒業。（野球部）
東急リバブル株式会社に入社し、不動産売買仲介業務を経て、その後父の経営する飯島興産有限会社にて賃貸管理から相続対策まで不動産に関する資産管理、売買仲介、賃貸管理を行う。
コラムでは不動産関連の法改正、売買、賃貸、資産管理について、実務経験をもとにわかりやすく発信しています。
●資産管理（相続・信託・後見制度）につきましては、こちらをご参照ください。
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